BPMS همچنین مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف را بهبود می بخشد تا در نهایت یک هدف سازمانی تحقق پیدا کند.
مجموع این فعالیت ها و وظایف که می تواند توسط افراد، تجهیزات یا دپارتمان های مختلف یک شرکت انجام شود، مفهومی به نام فرآیند کسب و کار را تشکیل می دهد. BPMS یک محصول فن آوری می باشد که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می کند. BPM در واقع نظامی می باشد که هدفش بهبود سر تا سری فرآیندهای کسب و کار است.
BPMS گاهی اوقات به عنوان Business Process Management Suite یا مجموعه ای از فناوری های زیر هم شناخته می شود:
- ابزارهای فرآیند کاوی برای کشف، ارائه و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب و کار را هدایت می کنند.
- موتورهای جریان کاری برای خودکار سازی جریان وظایفی که یک فرآیند کسب و کار رو کامل مس کنند.
- موتورهای قوانین کسب و کار (BRE) برای ارائه توانایی تغییر قوانین کسب و کار به کاربر نهایی بدون نیاز به برنامه نویس
- ابزارهای شبیه سازی و تست برای مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی
چرا برای هر سازمان باید سیستم مدیریت کسب و کار را انتخاب کرد؟
در دنیای پر از رقابت امروز، هر کسب و کار برای بقا و عملکرد پایدار باید در بهینه ترین حالت خود باشد. به کارگیری شیوه‌های سنتی و دستی مدیریت فرآیندها باعث می شود تا زمان زیادی از مدیران تلف و هزینه اضافی برای اجزای بیهوده کسب و کارها صرف شود.
انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS می تواند مزایای زیادی را برای سازمان شما به همراه داشته باشد. این مزایا به طور کلی کارایی فرآیندهای کسب و کار شما را بهبود می بخشند و نیاز به انجام وظایف تکراری و غیرضروری را به حداقل کاهش می دهند.
نرم افزار بی پی ام همچنین در خصوص گلوگاه های هر فرآیند، بینش بسیار خوبی را در دسترس مدیران سازمان قرار می دهد که در نهایت به تصمیم گیری‌های آگاهانه و حذف گلوگاه‌ها منجر می شود. این نرم افزار همچنین امکان تغییر سریع و ارائه تجربه مشتری بهتر را بدون هیچ دردسری برای شما فراهم می کند.
مزایای پیاده سازی یک BPMS
در این بخش به مهمترین مزایای یک سیستم مدیریت کسب و کار یا BPMS اشاره می‌کنیم.
۱- افزایش بهره وری سازمان
BPM به کل سازمان کمک می‌کند تا چهارچوب کاری محکمی را برای تمام فرآیندهای خود ایجاد کند. تمام فرآیندهای مهم مستند، رصد و بهینه سازی می شوند. وقتی فرآیندها با کمترین مشکل اجرا شوند، کارایی فرآیند افزایش پیدا خواهد کرد.
تحلیل فرآیند نیز به صورت مستمر انجام می شود. وظایفی که هیچ ارزشی را اضافه نمی‌کنند به سادگی شناسایی و حذف می شوند. اینگونه بهره وری کلی بهبود پیدا می‌کند.
2- یک سازمان چابک
با پیاده سازی اصولی BPM در یک سازمان، تیم‌ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیری بیشتری نشان می دهند. تیم‌ها فرآیندهای مختص به خود را به خوبی می شونداسند و می دانند چرا با شیوه فعلی کار می‌کنند. وقتی درک خوبی از فرآیندها وجود داشته باشد، توضیح چرایی و چگونگی یک تغییر جدید به تیم‌ها به مراتب آسان تر خواهد بود.
همچنین وقتی نقشه‌ی راه مشخص و شفاف باشد، تصحیح خطاها در طول مسیر آسان تر می باشد. هر تغییری به آسانی انجام خواهد شد و خیلی سریع شرایط با آن انطباق پیدا می کند.
3- کاهش خطاها با استفاده از نرم افزار BPM
در ابزارهای ابتدایی مثل صفحات گسترده اکسل یا ایمیل‌ها، بروز خطا تقریبا اجتناب ناپذیر است. در واقع راهی وجود ندارد تا مطمئن باشید اطلاعات همیشه بروز خواهد شد و یا هر کس مشغول انجام چه کاری می باشد.
وقتی فرآیندها در صفحات گسترده مدیریت شوند، ردیابی کردن خطاها تقریبا غیرممکن خواهد شد. اگر فرآیندها در هر گام مسئول مشخصی نداشته باشند، نرخ بروز خطاها افزایش پیدا می کند. کارمندان معمولا عادت دارند امور مختلف را پشت گوش بیندازند و در حالت پیش فرض نمی توانید به روی مسئولیت پذیری 100 درصد آنها حسابی باز کنید.
با یک نرم افزار بی پی ام مناسب، شانس بروز خطاها تا حد محسوسی کاهش پیدا می کند. افراد مسئول در هر گام از وظایفشان به خوبی مطلع هستند و مطمئن می شوند که شرایط مشخص شده توسط سازمان ایجاد شود. اگر خطایی بروز کند، خیلی راحت با منابع موجود قابل ردیابی می باشند.
4- تضمین انطباق با سیاست های سازمان
برای تسهیل فرآیندها و پیاده سازی یک چهارچوب کاری که با تمام سیاست های داخلی و خارجی همسو باشند، به کارگیری نرم افزار BPM یک راهکار عالی می باشد. نرم افزار بی پی ام به شما اطمینان می دهد تمام فرآیندها به خوبی قابل درک هستند و دستورالعمل‌های سختگیرانه را دنبال می‌کنند.
5- کاهش مدیریت ذره بینی
مدیریت ذره بینی یا MicroManagement ممکن است در لحظه موثر باشند، اما در بلندمدت، برای یک شرکت می تواند نقشی مخرب داشته باشد. یکی از دلایل اصلی که رهبران تمایل به مدیریت ذره بینی تیم هایشان دارند این است که آنها به روش‌های تعیین شده پایبند باشند و خطاها کاهش پیدا کند.
نرم افزار بی پی ام نیاز به مدیریت ذره بینی را از بین می برد. تمام رویه های عملیاتی استاندارد به طور شفاف توسط رهبران و کارمندانی که به خوبی با وظایفشان آشنا هستند، مستند میشوند. وقتی نوبت به انجام یک گام میرسد، کارمندان وظیفه لازم را بدون نیاز راهنمایی و دستورات تکراری، انجام میدهند.
6- دسترسی کنترل شده به اطلاعات ب استفاده از BPMS
برای اینکه کارمندان عملکردی بهینه داشته باشند باید به اطلاعاتی از منابع مختلف دسترسی پیدا کنند. اما این به معنی دسترسی تمام و کمال به تمام اطلاعات نیست. دسترسی‌های غیرضروری به اطلاعات می تواند عاملی برای سردرگمی و ایجاد تاخیر باشد.
نرم افزار BPMS بهترین ابزاری است که می‌تواند بین انباشتگی اطلاعات و ناکافی بودن دسترسی‌ها تعادل برقرار کند. شما می توانید میزان دسترسی به اطلاعات را به گونه ای تعیین کنید که کارمندان هر بخش بدون هیچ مشکلی وظایف مشخص را انجام دهند و در عین حال به اطلاعات اضافی دسترسی نداشته باشند.
7- یک پلتفرم یکپارچه در سطح شرکت
یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار مناسب می‌تواند به عنوان یک پلتفرم مرکزی برای واکشی (فِچ کردن) و ارسال اطلاعات به سیستم‌های نرم افزاری مرکزی مثل ERP و CRM ایفای نقش کند. معمولا نرم افزار مختص یک دپارتمان برای شرایط مشخصی طراحی شده است. به همین دلیل دسترسی به اطلاعات و استفاده از آن برای سایر فعالیت‌ها می تواند دشوار باشند.
ادغام نرم افزار اصلی با یک نرم افزار بی پی ام در سطح شرکت مزایای زیادی را به دنبال دارد. بعضی از فرآیندها نیازمند مداخله انسانی هستند و بعضی دیگر خیر، شما می توانید با اتوماسیون فرآیندها نیاز به ورود اطلاعات به صورت دستی و چرخه زمانی لازم برای انجام فرآیندها را کاهش بدهید.
اگر تمام کارمندانتان در این نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار اکانت داشته باشند، همه‌ی افراد به عملیات های اصلی شرکت دسترسی پیدا می‌کنند. آنها سطح مناسبی از دسترسی به اطلاعات در سیستم‌های مختلف را در دسترس دارند.
8- دیجیتالی شدن
دیجیتالی شدن دیگر یک مفهوم جدید نیست. بخش قابل توجهی از دیجیتالی شدن به استفاده از ابزارها و روش‌های دیجیتالی به منظور بهبود پایداری و تطبیق پذیری سازمان اختصاص دارد.
بهره گیری از پلتفرم‌های BPMS بدون نیاز به کد در مسیر دیجیتالی شدن، اهمیت زیادی دارد. بعد از اینکه اهداف سازمانتان را برای 2 تا 3 سال آینده مشخص کردید، می توانید با استفاده از نرم افزار بی پی ام فرآیندهایی که برای رسیدن به این اهداف به شما کمک می‌کنند را ایجاد کنید.
9- شناسایی نقاط قوت و شکاف های مهارتی با بهره گیری از سیستم مدیریت کسب و کار
فرآیندها صرفا راه هایی برای هماهنگی افراد، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و رفتار با سایر سیستم‌ها و منابع برای به دست آوردن نتایج مطلوب تجاری به حساب می آیند. با یک سیستم مدیریت کسب و کار یا پلتفرم BPM می توانید فرآیندها را به صورت مستمر رصد کنید.
بی پی ام می تواند شکاف‌های مهارتی بین کارمندان را به شما نشان دهد. وقتی یک فرآیند در یک مرحله و با یک فرد مشخص دچار مشکل خواهد شد، می تواند هشدار دهنده ضعف مهارتی آن فرد باشند. این موضوع در تیم‌های پشتیبانی و مالی بسیار رایج است، چرا که بسیاری از کارمندان در این بخش‌ها به خوبی در خصوص پروتکل‌ها آگاهی ندارند و آموزش ندیده اند.
وقتی یک گام مشخص در یک فرآیند همیشه سریع و عاری از هر گونه مشکلی اجرا خواهد شد، نشان دهنده عملکرد و مهارت‌های خوب کارمند می باشند. البته این ویژگی فقط در بی پی ام‌هایی که برای فرآیندهای انسان محور طراحی شده اند در دسترس قرار دارد.
چطور یک BPMS را با موفقیت پیاده سازی کنیم؟
پیاده سازی موثر نرم افزار BPM به فکر و تلاش زیادی نیاز داره. اگر در این کار عجله کنید، نرخ انطباق پایین و کارایی نرم افزار پایین میاد و ممکند سازمان به طور کلی آسیب ببینه. اگر نرم افزار بی پی ام رو خیلی با عجله پیاده سازی کنید امکان تاخیر در پروژه‌ها، بروز اختلال در عملکرد سیستم‌های موجود و اتلاف منابع شرکت وجود داره.
در این بخش به 10 مورد از مهمترین نکاتی که باید هنگام پیاده سازی نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار به آنها دقت کنید اشاره شده.
1- انتخاب هوشمندانه پلتفرم BPM
قبل از اینکه بخواین فرآیندها رو ایجاد کنید، بهتره پایه و اساس کار رو محکم کنید. امروزه پلتفرم‌های مختلف BPM در بازار وجود دارد که ادعای اتوماسیون و رفع فرآیندهای معیوب رو دارند. باید مطمئن بشین که نرم افزار بی پی ام انتخابی تمام ویژگی‌های مهم و مورد نیازتون رو ارائه بده.
2- انتخاب یک فرآیند برای تست BPMS
اگرچه قابلیت اتوماسیون در ابزارهای BPM معمولا برای فرآیندهای وسیع مورد استفاده قرار می‌گیره اما بهتره برای شروع فرآیندی رو انتخاب کنید که مدیریت آن ساده تره و ریسک‌های کمتری داره. وقتی اعضای تیم به خوبی با نرم افزار BPMS آشنا شدن می توانید فرآیندهای حیاتی رو پوشش بدین.
تست کردن ابزار بی پی ام روی فرآیندهای کوچکی مثل سفارشات خرید، بازپرداخت هزینه سفر یا سایر پروژه‌هایی که به آسانی قابل مدیریت هستند کمک می کند تا نسبت به استفاده از ابزار BPM اعتماد به نفس بیشتری پیدا کنید.
3- تعیین مسئول برای فرآیند پیاده سازی BPMS
وقتی یک نرم افزار جدید رو به مجموعه معرفی می‌کنید، معمولا اعضای تیم سعی می کنن از زیر بار مسئولیت شونه خالی کنن و دیگری رو مسئول بدونن. این شما هستین که باید برای هر فرآیند یک مسئول تعیین کنید.
این فرد معمولا یکی از مدیران ارشد در کسب و کاره و برای عملکرد روان و سازماندهی فرآیند و اطلاعات مسئولیت داره. به همین دلیل توصیه خواهد شد که از یک نرم افزار BPM انسان محور استفاده کنید که مدیران ارشدتون بتونن به راحتی با آن کار کنن.
4- تعیین بنچمارک
اگر برای پیاده سازی نرم افزار بی پی ام هیچ هدف سازمانی رو تعیین نکردین، تمام تلاش‌های شما بیهوده می باشند و منابعتون رو هدر میدین. قبل از اینکه چهارچوب کاری جدیدی رو در نظر بگیرین، باید بدونین چرا قراره اتوماسیون رو برای بعضی از فرآیندها اجرا کنید.
بعضی از چهارچوب‌ها برای کاهش زمان و صرفه جویی در هزینه‌ها طراحی شدن و بعضی دیگه برای ارائه امکان ردیابی بهتر و خلاصی از دردسر کاغذبازی‌ها. مهمترین اولویت رو در یک چهارچوب کاری تعیین کنید و همزمان به دنبال دستیابی به چند هدف نباشید.
به هر هدف مشخصی که قراره در بازه زمانی خاصی محقق شود، یک چهارچوب رو اختصاص بدین. کارتون رو با تحلیل فرآیندهای قبلی مثل ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی یا چت با مشتری شروع کنید. زمان لازم برای اتمام هر وظیفه رو در شرایط عادی مشخص کنید و با استفاده از آن، اهداف منطقی که قراره با پلتفرم بی پی ام به آنها برسین رو تعیین کنید.
5- ترسیم نمودار برای چهارچوب کاری
یک نقطه کلیدی در پیاده سازی نرم افزار مدیریت فرآیند های کسب و کار، ترسیم نموداریه که نشان می دهد چهارچوب کاری قراره چجوری باشند. می توانید با یک برگ کاغذ ساده شروع کنید و از تمام افراد مسئول فرآیند بخواین شیوه ایده آل اجرای فرآیند رو توضیح بدن و آنها رو به صورت یک نمودار ساده یا دیاگرام ترسیم کنید.
با افرادی که ارتباط نزدیکی با فرآیند دارند صحبت کنید و بپرسین قبلا وظایفشانرو چطوری مدیریت می‌کردن. خیلی مهمه که بتونین با سوابق یک فرآیند و هر گونه تغییرات بزرگی که تجربه کردن آشنا بشین. در غیر این صورت باید بر اساس حدس و گمان تصمیم گیری کنید.
سعی کنید فرآیندها رو خیلی مینیمال و ساده در نظر بگیرین تا دردسرهای فرآیندهای دستی مجددا وارد سیستم جدید نشه. هر چقدر مسیر اجرای یک فرآیند کوتاه تر باشند، شانس موفقیت نرم افزار بی پی ام بالاتره.
6- مشارکت افراد سازمان
یک سیستم BPM توسط دو گروه اجرا خواهد شد:
- مدیرهای فنی که خیلی خوب استفاده از پلتفرم BPM رو بلدن.
- مالکان کسب و کار یا مسئولین وظایف که با نحوه اجرای فرآیند آشنایی دارند.
برای اینکه افراد رو به مشارکت در پلتفرم BPM جدید تشویق کنید، بهتره تمام افراد مرتبط با فرآیند رو درگیر کنید. با هر کدوم از مالکین وظایف ملاقات کنید و ببینین به چه اطلاعاتی نیاز داره. میتونین از کاربرهای نهایی برای درک بهتر مشکلاتشون بازخورد بگیرین.
7- اجرای تستی چهارچوب BPM
بهترین روش برای ارزیابی تاثیر نرم افزار بی پی ام روی فرآیند کسب و کار بدون اینکه خللی در اجرای فرآیندهای فعلی ایجاد شود این است که چهارچوب جدید رو به صورت پایلوت تست کنید. این می تواند فرصت خوبی برای آموزش افراد و استفاده از ویژگی‌های نرم افزار باشند و نیازی نیست نگران ریسک کردن باشید.
8- آمادگی برای تغییر
رویکرد سنتی در BPM بر روی ساختار و استحکام سیستم تمرکز داشت و به همین خاطر فقط متخصصین آی تی حرفه ای می‌تونستن در آن تغییراتی رو ایجاد کنن. با پذیرش سریع مفاهیمی مانند پردازش ابری و SaaS، کسب و کارها امروزه به ابزار بی پی امی نیاز دارند که به خوبی با سیستم فعلی سازگار شود و برای ادغام سازی بیشتر انعطاف پذیری لازم رو ارائه بده.
9- آموزش کاربران برای تعامل بهتر با سیستم BPM
موفقیت پیاده سازی نرم افزار بی پی ام تا حد خیلی زیادی به نحوه تعامل افراد مرتبط با فرآیند و سیستم بستگی داره. بهترین راه برگزاری یک کارگاه آموزشیه که در آن مفاهیم اساسی پلتفرم BPMS انتخابی رو به کارکنان آموزش بدین.
10- اندازه گیری و تنظیم ROI
اگر ROI راهکار BPM خودتون رو اندازه گیری نکنید چطور میخواین از تاثیر اتوماسیون فرآیندها در سازمانتان مطلع بشین؟ وظیفه اندازه گیری و بهبود یک فرآیند باید بر عهده مالک فرآیند باشند اما مدیر فنی نرم افزار BPM هم باید تا حد امکان در این زمینه کمک کند.
برای اندازه گیری عملکرد نرم افزار بی پی ام خودتون بهتره نوع اطلاعاتی که میخواین بررسی کنید مشخص شوند. می توانید با استفاده از KPI این کار رو انجام بدین. اگر اهداف ایده آلتون محقق نشده میتونین BPM رو مجددا تنظیم کنید. به هر حال کمی زمان لازمه تا ابزار بی پی ام به خوبی با فرآیندهای شرکت هماهنگ شود.
ویژگی‌های ضروری در یک BPMS
برای اینکه در حوزه فعالیتتون پیشتاز باشید باید از یک راهکار BPMS عالی و توانمند استفاده کنید. به همین دلیل انتخاب یک نرم افزار بی پی ام مناسب می تواند کاملا چالش برانگیز باشند. در این بخش به چند ویژگی ضروری و مهم در نرم افزارهای BPM اشاره کردیم تا هوشمندانه تر تصمیم بگیرین.
1- رابط کاربری کارآمد با کمترین نیاز به کدنویسی
پلتفرم‌های BPM طیف وسیعی از فرصت‌ها رو برای مدلسازی، مانیتورینگ، تسهیل جریان و اتوماسیون در اختیار سازمان ها قرار میدن. تا قبل از این، کسب و کارها برای شخصی سازی فرآیندها و هماهنگی پلتفرم بی پی ام با کسب و کار، باید چالش‌های زیادی رو پشت سر میذاشتن که اکثر آنها بدون استفاده از توسعه دهنده‌ها میسر نبود.
خوشبختانه پلتفرم‌های بی پی ام جدید به کدنویسی خیلی کمی نیاز دارند و می توانید فرآیندها و فرم‌های مختلف رو در آنها طراحی کنید. این پلتفرم‌ها حتی اطلاعات معنادار در خصوص جریان هر فرآیند رو ثبت و ارائه می‌کنند تا تمام اعضای تیم در یک مسیر قرار بگیرن.
2- مطابقت با BPMN 2.0
BPMN در واقع قابلیت مدلسازی گرافیکی فرآیند کسب و کار رو فراهم می کند. BPMN 2.0 امروزه به عنوان یکی از ویژگی‌های ضروری در پلتفرم‌های بی پی ام به حساب میاد. این ویژگی به کاربر اجازه می دهد تا نمودارهای فرآیند BPMN رو از یک ابزار به ابزار دیگه انتقال بده.
بدون استفاده از این ویژگی، سازمان‌ها باید جریان فرآیند رو از اول طراحی کنن و بسازن. پلتفرم‌های مطابق با BPMN 2.0 تمام نمودارها و اجزای استاندارد BPMN رو تشخیص میدن.
3- قابلیت یکپارچه سازی برای مدیریت پروژه
جابجایی بین چند سیستم و پلتفرم مختلف هخواهد شد دردسرساز و خسته کننده می باشند. به خاطر همینه که توصیه خواهد شد در یک سیستم به چندین ابزار دسترسی داشته باشید. یکی از توانمندی‌های یک سیستم نرم افزاری یکپارچه، مدیریت پروژه می باشند.
این قابلیت امکان اجرای روان تر و بهینه تر پروژه‌ها رو میسر می کند و حتی به اعضای تیم اجازه می دهد تا اطلاعات و منابع رو با همدیگه به اشتراک بذارن. پلتفرم‌هایی که از ویژگی های مدیریت پروژه مثل آنالیز سناریوهای مختلف (What-If) بهره می‌برن به شما نشان میدن با تغییرات فرآیند باید منتظر چه نتایجی باشید.
گانت چارت‌ها می‌تونن به عنوان یک مرجع بصری برای پیشرفت پروژه در نظر گرفته شوند. تب‌ها و داشبوردهای اختصاصی برای پروژه مثل بردهای کانبان می‌تونن سازماندهی رو تسهیل کنن.
4- معماری کسب و کار و طبقه بندی فرآیند
معماری کسب و کار به سازمان‌ها اجازه می دهد استراتژی کسب و کارشون رو طراحی و اجرا کنن و کسب و کارشون رو به شکل کارآمدتری مدیریت کنن تا در نهایت به اهداف استراتژیک خودشون برسن.
با دسترسی به زاویه دید بالا به پایین و پایین به بالا از کل ساختار یک کسب و کار، شما می توانید با دیدگاهی مطابق با ارزش‌های تعیین شده برای کسب و کار، تمام فرآیندهای کسب و کار در هر دپارتمان رو رصد کنید.
نرم افزار بی پی ام با بهره گیری از توانمندی‌های نگاشت (ترسیم) فرآیند کسب و کار و طراحی ساختار سازمانی، می‌تونن قابلیت دید و شفافیت کل سازمان رو بهبود بدن.
5- مدیریت مطمئن اطلاعات
برای هر کسب و کار ضروریه که بدونه اطلاعات اساسی ترین دارایی می باشند که کارمندانش برای انجام وظایف روزمره با آن سر و کار دارند. کارمندان روزانه حجم وسیعی از اطلاعات دیجیتال رو مدیریت می‌کنند و انجام اکثر کارها بدون استفاده از این اطلاعات عملا غیرممکند.
یک پلتفرم بی پی ام نه تنها این اطلاعات رو جمع آوری می کند، بلکه توانایی ثبت و مدیریت کلان داده (Big Data) در سیستمی که در دسترس تمام کارمندان سازمان قرار داره رو ارائه می دهد. البته ویژگی‌های امنیتی و قابلیت ذخیره سازی ابری هم از ویژگی‌های مهمی هستند که در این زمینه باید به آنها توجه کنید.
نرم افزار بی پی ام انتخابی باید تضمین کند که دسترسی غیرمجاز به اطلاعات به هر شکلی (از درون یا بیرون سازمان) امکان پذیر نباشند.
6- همکاری درون سازمان
در شرایط بحرانی، متخصصین خیلی خوب اهمیت همکاری درون سازمانی بین اعضای یک تیم رو درک می‌کنند. از اشتراک گذاری محتوا گرفته تا پیام رسان داخلی و بحث در مورد موضوعات مرتبط با کسب و کار، پلتفرم های BPM باید یک پرتال کاربری و پایگاه دانش رو ارائه بدن تا کاربرها بتونن به اطلاعات رو صورت امن به اشتراک بذارن، خیلی سریع با هم ارتباط برقرار کنن و دید جامعی نسبت به فرآیندهای کسب و کار به دست بیارن و در نهایت برای کارشون برنامه ریزی کنن.
7- انتخاب BPMS بهینه برای موبایل
اگر پاندمی کرونا رو در نظر نگیریم، به طور کلی میل به کار کردن به صورت ریموت یا دورکاری هم بری مدیران کسب و کار و هم کارمندان رو به افزایش می باشند. در واقع این سبک کاری جدید که به لطف عصر دیجیتال میسر شده، انعطاف پذیری و راحتی بیشتری رو به ارمغان میاره.
با توجه به اینکه تعداد افرادی که از موبایل استفاده می‌کنند در حال افزایش می باشند، باید مطمئن بشین که راهکار BPM شما برای استفاده در موبایل بهینه باشند. کاربرها معمولا اپلیکیشن‌هایی که فقط هنگام پشت میز نشینی قابل استفاده هستند رو خیلی سخت تحمل می کنن. به همین دلیل خیلی مهمه که بهینه بودن برای موبایل رو جدی بگیرین.
8- گزارش دهی و آنالیز لحظه‌ای
گزارش گیری یکی از آن وظایف تکراری و البته حیاتی به حساب میاد که برای نظارت و عملکرد بهتر باید به صورت مستمر انجامش بدین. خوشبختانه پلتفرم‌های بی پی ام با ارائه قابلیت آنالیز دقیق و بی درنگ، این کار رو به صورت خودکار انجام میدن.
با قابلیت داشبوردهای KPI شما می توانید بینش‌های ارزشمند رو در یک لحظه در اختیار داشته باشید، عملکرد کسب و کارتون رو رصد و گلوگاه‌ها رو شناسایی کنید. از همه مهمتر اینکه شما می توانید آمار و شاخص‌های مربوط به تمام وظایف انجام نشده و وضعیت فعلی یک آیتم رو مشاهده کنید.
همچنین زمان لازم برای انجام شدن وظایف مختلف به شما ارائه خواهد شد و میتونین گزارش ها رو شخصی سازی و دانلود کنید.
9- ادغام BPMS با سایر سیستم‌ها
در اکثر سازمان‌ها، همزمان از چند سیستم استفاده خواهد شد. یک نرم افزار مدیریت کسب و کار مثل BPM باید امکان برقراری ارتباط بین تمام سیستم‌های نرم افزاری موجود و سایر سیستم‌های ثالث رو میسر کند.
قابلیت ادغام با سیستم‌های هسته یا اصلی یکی از حیاتی ترین ویژگی‌هاییه که یک سازمان باید هنگام انتخاب نرم افزار بی پی ام به آن توجه داشته باشند. بدون توانمندی مناسب در بحث ادغام سازی، کاربرها باید اطلاعات رو به صورت دستی از یک سیستم به سیستم دیگه منتقل و فرآیندها رو تکمیل کنن.
ادغام سازی‌ها می تواند با استفاده از REST API یا سایر مجموعه های اتصال دهنده و کتابخانه‌های اتصال دهنده داخلی انجام شود.
10- ویژگی‌های قدرتمند مدیریتی و تنظیمات دسترسی
یک راهکار بی پی ام باید ویژگی های قدرتمندی رو در زمینه مدیریت ارائه بده. به عنوان یک مدیر، کاربر نیاز داره تا وظایف ساده ای مثل اختصاص مجدد وظایف فردی و گروهی، حذف آیتم‌ها و ویرایش فرم‌های مورد نیاز در فرآیند کسب و کار رو انجام بده. این وظایف باید بدون نیاز به کسب اجازه از ارائه دهنده راهکار بی پی ام قابل انجام باشن.
سطح کنترل دسترسی که مشخص می‌کنید هم مهمه. ممکند بخواین بعضی از کادرها فقط به یک سری از کارمندان نمایش داده شود یا دسترسی به بخش مشخصی از فرم فقط برای تعداد محدودی فراهم باشند. این دسترسی محدود می تواند در اطلاعات هم اتفاق بیفته و به همین دلیله که توصیه می‌کنیم نرم افزار بی پی ام انتخابی بتونه تمام این سناریوها رو مدیریت کند.
11- انسجام و مقیاس پذیری BPMS
پلتفرم‌های BPM جدید با ترکیب تکنولوژی‌های پیشرفته مثل RPA و AI/ML (هوش مصنوعی/یادگیری ماشین) به سازمان ها کمک می‌کنند تا چالش‌های خودشون رو به شکل بهتری مدیریت کنن. با این حال، هر سازمانی به شیوه‌ای متفاوت مدیریت خواهد شد. علاوه بر این، شما باید مطمئن بشین که راهکار انتخابی به خوبی از پس ابعاد کسب و کارتون بر میاد.
راهکارهای BPM در حال حاضر کسب و کارهای کوچک تا شرکت های بزرگ با دامنه عملیاتی وسیع رو پوشش میدن. به همین دلیل بهتره راهکار بی پی ام انتخابی شما منعطف، چابک و مقیاس پذیر باشند و تمام ویژگی‌های مورد نیاز کسب و کارتون رو ارائه بده.
اندازه گیری عملکرد فرآیند ها
بدون اندازه گیری عملکرد فرآیند تمام تلاش‌های شما برای تحلیل و مدیریت فرآیندها به هدر میره. در این شرایط شما روی موارد مهم هیچ کنترلی ندارین و تصمیم گیری‌های سازمانی ناکارآمد هستند. تنها دلیل برای تحلیل، بهبود و مدیریت فرآیند این است که عملکرد سازمان رو در زمینه‌های مهم بهبود بدین.
بدون اندازه گیری، ما نمی‌دونیم آیا بهبودی حاصل شده و آیا این بهبود در زمینه ای که برامون مهمه حاصل شده یا نه. برای یک سازمان، فرآیندهای کسب و کار راهی برای ارائه ارزش به مشتریان و سایر ذینفعانش به حساب میاد. آیا به نوعی به مشتری ارزش ارائه میدیم که آنها رو تحت تاثیر قرار بده و برای سازمان هم قابل تداوم باشند؟
تمام اندازه گیری‌های مربوط به دستاورد داخلی مثل ردیابی بودجه، سیاست انطباق، تکمیل پروژه، مدیریت منابع انسانی و غیره اطلاعات زیادی رو درباره ارزش ارائه شده به مشتری در اختیار سازمان قرار نمیدن. اما عملکرد فرآیند این کار رو انجام می دهد.
یک نرم افزار بی پی ام که فاقد توانمندی‌های لازم برای اندازه گیری عملکرد فرآیند باشند، نمی تواند انتظار موفقیت در بازار رو داشته باشند. اندازه گیری فرآیند با اینکه هخواهد شد آساننیست اما هخواهد شد امکان پذیره. با اندازه گیری عملکرد فرآیند می توانید به مزایای زیادی از جمله موارد زیر دست پیدا کنید:
- ارائه شواهد واقعی از سطوح خدمات مشتری
- درک بهتر عملکرد متقابل
- افزایش همسویی عملیات با استراتژی
- تعیین اولویت های بهبود فرآیند مبتنی بر شواهد
- تشخیص روندهای عملکردی
- درک بهتر محدوده توانمندی یک فرآیند
- کشف مشکلات واقعی و پنهان
- تغییر رفتار بر اساس بازخورد واقعی
- کنترل بهتر بر خطراتی که واقعا مهم هستند
اندازه گیری عملکرد فرآیند می تواند مدیریت فرآیند رو میسر و بهبود فرآیندها رو معنادارتر کند.
مثال‌هایی از فرآیند های کسب و کار استفاده شده در BPMS
فرآیندهای کسب و کار با گستردگی زیاد، متکی بر چندین تکنولوژی، نیازمند الزامات و مقررات انطباق، چرخه طولانی مدت و مستعد تغییر، به خوبی از مزایای BPMS سود می‌برن. مثال هایی از فرآیندهای کسب و کار که می‌تونن با استفاده از سیستم‌های BPMS بهبود پیدا کنن رو در این بخش می توانید ببینین:
- مدیریت اکانت
- مدیریت و ردیابی بودجه
- مدیریت ادعاها
- مدیریت الزامات
- سفارشات مشتری
- آنبوردینگ (آموزش) کارمندان
- مدیریت فهرست موجودی
- پردازش فاکتور
- نظارت بر عملکرد
- ردیابی پروژه
چطور بهره گیری از BPMS می تواند CRM رو قدرتمندتر کند؟
امروزه دیگه تقریبا هر سازمانی برای بایگانی اطلاعات، مدیریت پایپ لاین فروش و حداکثر بهره گیری از اطلاعات مشتریان خودش، از یک سیستم CRM استفاده می کند. در واقع هر سازمان نیاز داره تا تمام اطلاعات در یک جای مشخص ثبت شود و هر فرد یا دپارتمانی که به آنها نیاز داره، به راحت‌‌ترین و سریع‌ترین شکل ممکن به اطلاعات دسترسی پیدا کند.
اما CRM بیشتر روی بهبود روابط سازمان و مشتری متمرکز می‌شه و در واقع توانمندی فروشنده‌ها رو افزایش می دهد. با استفاده از CRM فروشنده‌ها می‌تونن با یک پیش زمینه اطلاعاتی خیلی بهتر با مشتریان بالقوه تماس بگیرن.
اما نرم افزار BPM می تواند با ادغام فرآیندهای خودکار رایج در خصوص تعامل با مشتریان، حذف سیلوهای عملیاتی برای چابکی بیشتر و بهبود سازگاری سیستم‌های CRM قدیمی، روابط سازمان با مشتری‌ها رو به سطح جدیدی ارتقاء بده.
بهبود تجربه مشتری و کارایی
برای ارائه تجربه مشتری عالی، یکنواختی و استمرار در خدمات دهی تمام برندها و کانال ها ضروری می باشند. علاوه بر این، پشتیبانی، مسائل مالی، صورت حساب و ارسال فاکتور نیز حیاتی به حساب میان.
نرم افزار BPM به تمام این پارامترها توجه داره و با استفاده از اطلاعاتی که از طریق فرم‌های BPM به سیستم CRM سازمان وارد خواهد شد، یک فرآیند پشتیبانی کامل رو ایجاد می کند. این فرآیند به بهترین شکل از اطلاعات به دست اومده استفاده می کند و امکان ارائه خدمات مستمر و یکنواخت به مشتری رو میسر می‌سازه.
حداکثرسازی نرخ ROI سیستم CRM
ادغام CRM و BPM به سازمان اجازه می دهد تا به شکل بهتری به اهداف تجاری خودش برسه. اما چطور؟ با اندازه گیری نتایج کسب شده از رویه‌های جدید و تغییر و بهبود مستمر آنها، تعیین شاخص‌های عملکردی (KPI) و استفاده از فرآیندهای زنده برای تشخیص نقاط قوت و ضعف سازمان این کار میسر خواهد شد.
علاوه بر این، BPM مثبت بودن تجربه مشتری رو به عنوان یک نشانگر ROI در نظر می گیره. وقتی از بی پی ام برای پیاده سازی و استانداردسازی المان‌های اصلی فرآیند CRM استفاده می کنید، یک چهارچوب مبنا در نظر گرفته خواهد شد. این چهارچوب عملکرد تمام افراد سازمان رو رصد می کند تا مطابق سیاست‌ها و رویه‌های تعیین شده باشن. نتیجه کار خدمات دهی با ثبات و مستمر به مشتری می باشند.
ردیابی بهتر سود دهی سازمان با استفاده از BPMS
ترکیب BPM و CRM ابزارهای اندازه گیری و گزارش دهی بیشتری رو در اختیار سازمان قرار می دهد تا سوددهی مشتریان و پروژه ها رو به شکل بهتری اندازه گیری کنن. داشبوردها، گراف‌ها، قالب‌ها و ده‌ها ابزار دیگه بینش ارزشمندی رو در اختیار مدیران سازمان قرار میدن.
اینطوری خواهد شد بخش هایی از صنعت که بیشترین سوددهی رو داره هدف گرفت و بهینه ترین بودجه رو برای مارکتینگ تعیین کرد. به علاوه، این بینش برای برنامه ریزی و اجرای اهداف استراتژیک هم به سازمان کمک می کند.