نمونه رایج این نرم‌افزارهای ایمیل، نرم افزار Microsoft Outlook می‌باشد، در این آموزش قدم به قدم جهت سِت کردن تنظیمات ایمیل هاستتان در Outlook با شما همراه خواهیم بود
ابتدا نرم افزار Outlook را باز کنید و از بالای صفحه روی File و سپس روی Add Account کلیک کنید
پس از کلیک بر روی Add Account در پنجره‌ی باز شده روی گزینه‌ی Manually Configre server setting کلیک کنید
در این صفحه می‌بایست روی گزینه Enternet Email کلیک کنیم
در این صفحه می‌بایست اطلاعات ایمیل اکانت را وارد کنید
Your name: نامی که می‌خواهید به آن ایمیل اکانت بدهید(مثلا نام و نام‌خانوادگی مالک ایمیل)
Email Address: ایمیل مورد نظر را وارد کنید
Account Type: این بخش شامل دو گزینه می‌باشد
POP3 : در صورتیکه Account type را روی POP3 قرار دهید، اطلاعات درون وب میل حذف می‌شود و ایمیل‌ها تنها از طریق همین نرم‌افزار قابل دسترسی خواهند بود
IMAP : در صورتیکه Account type را روی IMAP قرار دهید، اطلاعات درون نرم افزار با اطلاعات درون وب میل sync می‌شود و دیگر از وب میل حذف نمی‌شود
InComming Mail Server : در این بخش می‌بایست ادرس mail server هاستتان که معمولا mail.yourdomain.com هست می‌بایست وارد شود و بعضا آدرس IP سرور را هم اگر قرار دهید کفایت میکند
Outgoing Mail Server : در این بخش می‌بایست ادرس mail server هاستتان که معمولا mail.yourdomain.com هست می‌بایست وارد شود و بعضا آدرس IP سرور را هم اگر قرار دهید کفایت میکند
بخش Username و Password نیز ایمیل اکانت مورد نظر را + پسورد ایمیل وارد کنید، سپس روی گزینه More Setting کلیک کنید و مطابق با تصویر زیر روی تب Outgoing server کلیک کنید و گزینه My Outgoing Server را فعال کنید
سپس روی تب advance کلیک کنید، در این بخش شما مشخص می‌کنید که SMTP از چه پورتی استفاده کند، پورت پیش‌فرض SMTP بر روی 25 سِت شده است
در صورتیکه isp شما پورت 25 را بسته باشد، پورت را روی 587 در حالت TLS قرار دهید و از Outlook استفاده کنید
